La réunionite, phénomène couteux touchant de nombreuses entreprises, est la hantise de nombreux salariés. Ce terme désigne l’enchainement de réunions inefficaces et improductives. Le salarié, bloquant son temps de production pendant la réunion, ne peut avancer sur ses sujets, car il enchaine constamment sur une prochaine réunion. La réunionite affecte ma santé financière de l’entreprise et le bien-être des salariés. Pour y remédier, il serait possible d’exploiter les avantages de la gamification dans la réalisation et les conduites des réunions professionnelles.
La réunionite : une maladie pour les entreprises
Actuellement décrite comme la maladie chronique des travailleurs français, la réunionite désigne plus exactement la manie de faire des réunions à tout propos. Tous les participants sont alors conviés, sans pour autant bénéficier d’un temps de parole. Le souci se pose alors particulièrement lorsque ces réunions s’avèrent improductives et ne donnent pas lieu à des décisions prises. Ce syndrome devient de plus en plus courant au sein des entreprises.
Les réunions s’enchaînent dans la journée alors que la plupart ne sont pas d’un grand intérêt, voire inutile. Pourtant, le temps qu’elle dure, d’autres programmes plus importants sont décalés. Le plus souvent d’ailleurs, les objectifs de la réunion ne sont pas bien établis, ce qui peut générer des tensions entre les collaborateurs. En effet, devant une telle situation, ces derniers ne seront pas en mesure de prendre des décisions et même à communiquer ouvertement.
Les conséquences d’une mauvaise conduite de réunion
La réunionite engendre ainsi des conséquences des plus néfastes pour l’entreprise. Les heures perdues des participants, les décisions non prises et les tensions qui s’installent mènent indéniablement à une stagnation de l’entreprise. Si les dirigeants et les managers n’y accordent pas d’importance à la résolution d’un tel phénomène, l’entreprise pourrait même finir par déposer le bilan. Revenir à la véritable importance d’une réunion professionnelle et la manière de l’animer serait alors le mieux indiquer pour éradiquer le problème.
Qu’est-ce qu’une réunion efficace ?
Une réunion d’équipe est une étape importante dans tout cycle de vie d’une entreprise. Organiser une réunion permet de répondre à des objectifs clairs et précis, nécessaires aussi bien pour l’entreprise que ses collaborateurs. Toutefois, pour éviter la réunionite, il est indiqué de mettre en œuvre certaines bonnes pratiques. Souvenez-vous d’ailleurs qu’une réunion professionnelle doit aboutir à la mise en place de solutions concrètes, à la prise de décisions ou encore à l’entente sur les nouveaux fonctionnements à adopter. Tout ceci, dans une certaine aisance de dialogue.
Contrairement à ce que l’on observe dans le cas d’une réunionite, une réunion représente un véritable outil de communication et de management stratégique. Elle permet, en temps normal, de faire passer les informations les plus utiles et importantes. Mais encore, avec la participation de chaque collaborateur, elle aboutit au développement d’autres idées et à la prise de décisions efficaces. Sans bonne organisation, les projets n’aboutiront tout simplement pas et les sujets cruciaux peuvent même ne pas être abordés.
Comment organiser une réunion ?
Une réunion bien menée offre de nombreux avantages dans le fonctionnement de l’entreprise. Suite à la communication et les échanges, les collaborateurs seront plus rassurés. Ces derniers trouveront effectivement un certain bien-être à avoir été entendus, à avoir pu émettre leurs idées notamment dans le cadre d’un brainstorming. Un bien-être qui n’est certainement pas éprouvé en cas de réunionite, pendant laquelle, ce sont plutôt les tensions et les discordes qui s’installent. Il est alors essentiel de suivre 5 étapes cruciales :
- Préparer la réunion pour établir un ordre du jour et des objectifs
- Détailler la durée et le déroulement de la réunion : la réunion est-elle en distanciel ? En salle de réunion ? Pensez à préciser le lieu !
- Respecter la fin de la réunion prévue initialement : toute prolongation obligera les salariés à se réorganiser, ce qui engendrera du stress. Pensez à reformuler les éléments clés avant la clôture pour éviter tout quiproquo.
- Communiquer un compte rendu de la réunion pour souligner l’état des lieux, les décisions prises.
- Établir un plan d’action
Il n’est pas sans importance de ne convier que les interlocuteurs essentiels à la prise de décision. L’animateur de la réunion pourra alors assurer un tour de table et un travail efficace pendant le meeting.
Comment animer une réunion de travail ?
Il existe plusieurs manières de mener et d’animer une réunion. Le rôle de l’animateur a là toute son importance, car il devra choisir le style qui lui correspond ! Souhaite-t-il que chaque collaborateur puisse changer librement ? Souhaite-t-il cadrer précisément les échanges pour rester sur la thématique définie ? L’animateur aura la responsabilité de la bonne conduite de la réunion. Quel que soit votre style, vous devrez penser :
- À être ponctuel
- À remercier les collaborateurs de leur venue
- À rappeler à chacun l’ordre du jour
- À rappeler le rôle de chaque invité pour assurer une bonne collaboration
Pour structurer la réunion et cadrer l’auditoire, n’hésitez pas à vous appuyer sur un Powerpoint.
Animer des réunions avec la gamification
De nombreuses raisons peuvent être à l’origine d’une réunion d’entreprise. Qu’il s’agisse de réunion d’informations, d’échanges, de prise de décisions ou encore de réunion de direction, le plus important est de pouvoir atteindre l’objectif défini. Plutôt que de continuer dans la routine d’une réunionite et rester improductif alors, pourquoi ne pas penser à une facilitation ou gamification ? La gamification fait partie des techniques d’animation idéales pour vos collaborateurs.
Les intérêts d’une réunion gamifiée
La gamification devient un concept de plus en plus apprécié dans le management d’entreprise. Pour faire simple, il s’agit de la ludification des moments de rencontres entre les collaborateurs, dirigeants et salariés. L’objectif de la réunion gamifiée est d’induire à l’application des codes et des mécanismes de jeu lors de l’animation de réunion. Depuis longtemps, le concept du jeu a été appliqué dans le développement et l’épanouissement de l’enfant. C’est aussi le même cas, dans le monde professionnel.
Les intérêts de la gamification d’une réunion peuvent être des plus nombreux, surtout pour se soigner de la réunionite. En effet, les experts ont pu mettre en exergue le fait que l’interactivité engendrerait d’excellentes capacités de mémorisation. Mener une réunion devient alors un vrai art. Pour remédier à la routine barbante d’une réunionite, la réunion gamifiée va apporter une nouvelle dimension dans l’organisation d’une réunion.
Mieux, elle va offrir une nouvelle expérience aux participants : de l’échange et de la communication d’une manière plus originale et ludique. Ce qui peut les rendre encore plus productifs tout en faisant évoluer l’intelligence collective. Le sentiment d’accomplissement engendré par la participation renforce également le sentiment d’appartenance de vos collaborateurs à l’égard de l’entreprise. Les moments de rencontres ne laisseront plus place à l’ennui et ainsi à la réunionite grâce à l’aspect ludique de la réunion permettant de motiver les équipes.
Arcane Experience pour vous accompagner dans la réunion gamifiée
Le phénomène de la réunionite a été déjà observé bien avant la période de confinement faisant suite à la dernière crise sanitaire. Pourtant, force est de constater qu’elle s’est davantage développée avec le développement du télétravail. Pour rendre les réunions de travail plus efficaces, surtout à distance, des agences de jeux évènementiels comme Arcane Experience proposent des solutions d’accompagnement à l’organisation d’une réunion gamifiée et à sa facilitation. Le but d’un tel accompagnement est d’aider les participants à atteindre leurs objectifs, quelles que soient les situations qui se présentent. Les bons réflexes pourront alors être pris pour l’animation de réunions.
L’intérêt de la réunion gamifiée réside avant tout dans l’optimisation de la participation de chaque collaborateur. En effet, chaque participant sera en mesure de libérer son imagination et de mettre en œuvre sa créativité dans une bonne ambiance de travail. L’approche tend à vous faire gagner en efficacité pendant ces temps de travail collectif. Si dans la réunionite on s’ennuie et on s’énerve même, dans une réunion gamifiée, on capte davantage l’attention pour favoriser le travail collectif, et ne même temps, l’intelligence collective.
